Los seres humanos podemos intercambiar información es decir comunicarnos, de muchas formas, con el lenguaje, con el cuerpo, con la escritura; pero todas ellas las podemos utilizar de forma distante o presencial, ambas validas acordes a nuestro desarrollo tecnológico. Estas dos formas que llamamos reuniones de trabajo, son el medio preferido y necesario para poder adelantar temas o acciones en nuestras empresas y negocios ya que son benéficas si logramos que den los resultados esperados. Para lo anterior debemos planearlas, ejecutarlas y concluirlas, de tal manera que favorezcan con sus logros a la empresa y empleados. Lo contrario lleva a la frustración y pérdida de tiempo y recursos.
Teniendo esto en cuenta, si llegas a estar a cargo de una reunión de trabajo en tu oficina, deberás observar una serie de principios sencillos, prácticos y muy válidos, para obtener resultados que beneficien a todos. Temas tales como luz, temperatura, disposición y comodidad de sillas, amplitud del recinto, facilidades de presentación, deberás tenerlos en cuenta.
Por otra parte, considera:
Propósitos de las reuniones:
El que más sabe del tema de una reunión, es el que la organiza. Por lo cual es el encargado de trasmitirlo de manera clara a los invitados o participantes. Existen varios tipos de reuniones según el tema que se trata en ellas, estas son algunas de las principales:
Dar Información: consistentes en suministrar una información, que permita dar claridad sobre procesos, problemas, nuevas directrices, etc.
Obtener información: Consistente en crear un ambiente en el cual el cruce de ideas permite obtener mayor información sobre temas específicos.
Resolutivas: facilitan ante situaciones complejas encontrar soluciones y tomar decisiones.
Beneficios de las reuniones:
Las reuniones permiten una serie importante de beneficios que colaboran en el desarrollo de los asuntos corporativos o empresariales. Estos son algunos de ellos.
Resolver situaciones: Permiten plantear temas, analizar los mismos y tomar decisiones al respecto.
Mejorar la Comunicación: La interacción permite el conocimiento entre los actuantes y esto facilita la comunicación entre los mismos.
Aprendizaje compartido: La observación entre los integrantes de una reunión, permite aprender uno del otro, no solo en el tema de la reunión, también en la forma como nos comportamos, comunicamos e interactuamos y esto enriquece a todos.
Formación y consolidación de Equipos de trabajo: en la medida en que se logre un accionar conjunto entre los invitados a una reunión, se esta logrando con esto que aprendan a trabajar como equipo, y faciliten sus relaciones personales, que a su vez ayudan a la misma interactuación entre ellos.
Errores habituales en las reuniones:
No estar preparado.
Abordar otros temas.
No tener reglas para participar (Duración, etc.).
Terminar la reunión sin una conclusión.
No asignar tareas a personas específicas y con fechas límite para entregarlas.
Alternativas a las reuniones presenciales:
Ayudas en la Web: Existen múltiples ofertas en la WEB, para realizar por internet reuniones virtuales con la asistencia de personas ubicadas en diferentes partes del planeta.
Una página de Facebook, Pagina Web o Blog: permite fijando unas sencillas reglas de tiempo y formato, interactuar con mensajes o comentarios sobre el tema escogido.
¿Como asegurar el éxito de una reunión?
Asegúrese de logar el objetivo de la reunión, antes de terminarla.
Reduzca al máximo el tiempo de la reunión.
Cree un clima de satisfacción de los asistentes a favor del tema de la reunión.
Seguiremos profundizando en este y otros temas afines, para enriquecer nuestros conocimiento, capacidades y habilidades, te invito a que me sigas y envíame tus opiniones.
Bibliografía:
CEREM. Universidad Rey Juan Carlos. “Reuniones de trabajo efectivas: Reglas para dirigir una reunión. 31 de octubre de 2013.
DINERO. “¿Reuniones efectivas?”. 18/6/2004
KESMO. “Consejos de Harvard para organizar reuniones eficientes.” Feb 6, 2017.
Wikipedia. “Meeting”
HRQD. “Meetings”. 2008
Harvard Business Review. “How to run a meeting”. Antony Jay. March 1976 Issue.