Un principio en la administración de empresas nos enseña que todos los recursos que posee una empresa, son limitados, bien sean humanos, técnicos, logísticos, físicos, etc. Es por esto que se requiere una alta eficiencia en su utilización para lograr un alto rendimiento y a su vez, un bajo costo. Y así como son limitados, existe uno que también lo es, pero adicionalmente es irreemplazable y esto significa que no puede recuperarse.
En este caso estamos hablando del tiempo. Un recurso limitado e irreemplazable. Es decir; el tiempo que pasó y no se utilizó, se perdió irremediablemente. Se puede utilizar otro tiempo, pero este será uno nuevo. Es por esto que existen innumerables métodos que te permiten ser eficiente en la utilización del tiempo. Unos basados en hábitos, otros en organización, otros en el orden de realizar las tareas, etc. Sin importar cuál es el mejor, todos ayudan a ser más eficientes.
Encontré uno curioso, pero muy interesante, llamado "Priorización por esfuerzo y tiempo" (PET), utilizado por la NASA , la agencia aeroespacial de los Estados Unidos, que deseo conozcan. Este es un artículo de “Fuente Empresarial” que espero disfruten y apliquen, para maximizar la eficiencia en la utilización del tiempo.
“Gestiona tu tiempo como lo hace la NASA"
Imagina que estás en la sala de control de la NASA, a punto de lanzar una misión espacial crucial. La tensión se palpa en el aire mientras los ingenieros y científicos revisan cada detalle, asegurándose de que todo esté en orden para el despegue. En este entorno de alta presión, la organización y la eficiencia son esenciales para el éxito. Y es precisamente en este contexto que la NASA desarrolló un método de organización de tareas conocido como "Priorización por esfuerzo y tiempo" (PET), una herramienta que ha demostrado ser tan efectiva en el espacio como en la Tierra. Un método sencillo con un gran impacto.
PET se basa en dos simples preguntas:
¿Cuánto esfuerzo me llevará completar esta tarea?
¿Cuánto tiempo me llevará completar esta tarea?
Al responder estas preguntas, puedes clasificar cada tarea en una de las siguientes categorías:
Tareas de alto esfuerzo y alto tiempo: Son las más urgentes y requieren de tu máxima atención. Debes dedicarles tiempo sin interrupciones para completarlas lo antes posible.
Tareas de alto esfuerzo y bajo tiempo: Son importantes, pero no requieren de tanto tiempo. Puedes agruparlas y dedicarles un bloque de tiempo específico para completarlas de forma eficiente.
Tareas de bajo esfuerzo y alto tiempo: Son menos urgentes, pero pueden requerir de una dedicación prolongada. Puedes programarlas en tu calendario y dedicarles tiempo cuando tengas disponibilidad.
Tareas de bajo esfuerzo y bajo tiempo: Son las menos importantes y pueden delegarse o posponerse sin mayor impacto.
Un ejemplo práctico:
Tareas de alto esfuerzo y alto tiempo: Desarrollar un nuevo producto, preparar una presentación para inversores, cerrar un trato importante.
Tareas de alto esfuerzo y bajo tiempo: Responder correos electrónicos importantes, revisar informes financieros, realizar una breve llamada telefónica.
Tareas de bajo esfuerzo y alto tiempo: Actualizar tu perfil de LinkedIn, revisar las redes sociales, organizar tu escritorio.
Tareas de bajo esfuerzo y bajo tiempo: Revisar tu correo electrónico personal, leer noticias, ver un video entretenido.
El método PET puede parecer simple, pero su impacto en tu productividad puede ser enorme. Si lo aplicas de forma constante, podrás reducir el estrés y la ansiedad asociados a la sobrecarga de trabajo, aumentar tu concentración y maximizar tu enfoque.
La próxima vez que te sientas abrumado por la cantidad de tareas pendientes, recuerda el truco de la NASA. Aplica PET y verás cómo mantienes el control de tu día.
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